ادخل إلى أي متجر أو صيدلية أو مطعم متوسط الحجم في كمبالا واسأل المالك سؤالاً واحداً: كم لديك من المخزون الآن؟ ليس تقريباً. بالضبط.
معظمهم لا يستطيعون الإجابة. ليس لأنهم لا يهتمون، بل لأن نظام مخزونهم هو دفتر ملاحظات، أو جدول بيانات لم يُحدَّث منذ أسبوعين، أو عدّ ذهني يصبح أقل دقة كل يوم.
أين يختفي المال
مشاكل المخزون تكلف الشركات الأفريقية مالاً بطرق غير مرئية حتى تتراكم. التسرب — المخزون الذي يختفي بسبب السرقة أو التلف أو الحساب الخاطئ — هو الواضح. لكن التكلفة الأكبر غالباً هي الإفراط في التخزين والنقص فيه.
الإفراط في التخزين يحبس النقد في منتجات جالسة على الرفوف. بالنسبة لشركة تعمل بهوامش ضيقة، وجود شهرين من المخزون لمنتج بطيء الحركة يعني أن هذا النقد غير متاح لمنتج سريع الحركة يمكن أن يولد إيرادات اليوم.
النقص يعني خسارة مبيعات. يأتي عميل يسأل عن منتج ينبغي أن تمتلكه، ولا تملكه. يذهب إلى المتجر المقابل. إذا حدث هذا بما يكفي، يتوقفون عن العودة.
لماذا تفشل جداول البيانات
تعمل جداول البيانات حين لديك خمسة منتجات وشخص واحد يديرها. تنهار حين لديك 200 منتج وموظفون متعددون يتعاملون مع المخزون ومبيعات تحدث كل ساعة. جدول البيانات دائماً متأخر عن الواقع. بحلول تحديثه، أجرت معاملات جديدة جعلته غير دقيق.
وهذا يفترض أن شخصاً ما يحدّثه فعلاً. من الناحية العملية، يُحدَّث جدول البيانات مرة أسبوعياً أثناء جرد المخزون، إن حُدّث أصلاً.
كيف تبدو إدارة المخزون الحقيقية
إدارة المخزون الحقيقية ليست معقدة. تحتاج فعل ثلاثة أشياء:
- تتبع ما يدخل.
- تتبع ما يخرج.
- إخبارك بما تبقى الآن.
ليس أمس. ليس الثلاثاء الماضي. الآن.
يجب أن تكون سريعة بما يكفي لأن تحديثها لا يبدو عملاً إضافياً. يجب أن تكون بسيطة بما يكفي لأي موظف استخدامها دون تدريب. ويجب أن تعمل على الأجهزة التي يمتلكها الناس بالفعل — الهواتف، لا أجهزة المسح الباهظة.
نعمل على شيء لهذا. مزيد من التفاصيل قادمة قريباً.
